Mehr Übersicht – schnellere Datenübergabe – klare Strukturen – effizientere Arbeitsweise

Zwei Betriebe. Ein Dach. Eine Mission.

Ein Gespräch mit Antonia Baumeler (Technikerin HF Bauplanung Architektur) und  Dario Unternährer (Techniker HF Holzbau) über Zusammenarbeit, Verantwortung – und eine IT, die im Alltag einfach funktioniert.

Die Späti Architektur und Späti Holzbau AG arbeiten dort, wo Theorie und Praxis täglich aufeinandertreffen: im Büro, in der Werkstatt und auf der Baustelle. Über 25 Mitarbeitende, zwei Fachdisziplinen, ein gemeinsames Ziel –  Projekte sauber planen, effizient umsetzen und Verantwortung übernehmen. Für den Werkstoff Holz, für Menschen und für die Umwelt.

Wer dabei oft erst sichtbar wird, wenn sie nicht funktioniert, ist die IT. Sie verbindet Abläufe, Menschen und Informationen. Oder sie bremst.

Wenn ein Betrieb merkt, dass die IT mitwachsen muss

Antonia: Ursprünglich wurde unsere IT von einem anderen Partner betreut. Doch mit der Zeit – insbesondere während Corona und mit der zunehmenden Nutzung von Microsoft Teams – zeigte sich, dass sich unsere Anforderungen veränderten. Digitale Ablagen, Zusammenarbeit und Abstimmungen wurden zentraler.

Ziel war es nicht, alles zu ersetzen. Die Geräte blieben. Aber wir brauchten eine digitale Grundlage, die zu unserer Realität passt – heute und morgen. So entschieden wir uns für den Partner it-helppoint und die Lösung Cloud as a Service.

Unterschiedliche Werkzeuge – ein gemeinsamer Anspruch

Dario: Im Holzbau sind das ERP BORM und das serverbasierte Zeichnungsprogamm die zentralen Werkzeuge im Tagesgeschäft . Ohne diese Programme, die tief in unsere Prozesse eingebunden sind, läuft bei uns nichts.

Antonia: In der Architektur arbeiten wir fast vollständig in Teams. Pläne, Abstimmungen und Sitzungsnotizen laufen dort zusammen.

Der Anspruch war klar: Diese beiden Welten dürfen nicht nebeneinander herlaufen, sondern sollen sich überschneiden und über eine gemeinsame einheitliche Ablage klar und verständlich strukturiert sein.

Es geht nicht um Technik an sich, sondern darum, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

Architektur und Holzbau aus einer Hand

Was organisatorisch naheliegt, ist technisch oft anspruchsvoll.

Antonia: Holzbauer und Architekten gibt es viele. Beides zusammen ist eher ungewöhnlich. Damit diese Synergien wirklich genutzt werden können, braucht es eine einheitliche Struktur – auch in der IT. Das spart Ressourcen, vor allem Zeit, und macht die Arbeit effizienter.

Wenn Digitalisierung dort wirkt, wo gearbeitet wird

Ein grosser Schritt war der Ausbau mit WorkPoint und der Einsatz von Tablets.

Dario: Heute sind fünf Tablets im Einsatz. Vorarbeiter erfassen Masse direkt auf der Baustelle. Diese Daten stehen zeitgleich in der Werkstatt zur Verfügung.

Ein Beispiel aus dem Alltag:

Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter misst auf der Baustelle, erfasst die Werte direkt digital und teilt sie mit der Werkstatt. Wenige Minuten später greift dort jemand auf diese Daten zu, übernimmt sie in die Zuschnittliste und startet die Maschine. Noch bevor die Person von der Baustelle zurück ist, sind die Teile gefertigt.

Dario: Früher gab es Zettel, Rückfragen und Wartezeiten. Heute sind die Informationen durchgängig und für jeden einsehbar. Das bringt Ruhe in den Ablauf.

Klare Strukturen statt Nachfragen

Microsoft Teams ist heute die gemeinsame Basis, als Arbeitsort, für die Telefonie und interne Kommunikation.

Antonia: Für mich ist OneNote zentral. Mein Baustellenjournal ist digital. Aufgaben, Projektstand und Sitzungsnotizen sind aktuell und für alle sichtbar.

Was früher nach Sitzungen zusammengetragen, überarbeitet und verschickt wurde, ist heute jederzeit abrufbar. Die Struktur ist für alle klar und verständlich.

Dario: z.B. Bei einer Projektübergabe erhalte ich eine Teams-Nachricht mit Links zu allen relevanten Unterlagen und habe sofort den Überblick.

Veränderung braucht Zeit – und Offenheit

Antonia: Am Anfang war nicht alles effizienter. Wir mussten klären, wer wie arbeitet, welche Struktur Sinn macht und wie konsequent wir diese nutzen.

Diese Phase war für die Einführung wichtig. Heute ist vieles selbstverständlich.

Antonia: Und trotzdem schreibe ich mir meine einfachsten To-dos noch von Hand auf.

Dario: Da ich die Arbeitsweise bereits kannte, war der Umstieg für mich einfach. Heute passt sie gut in unseren Alltag.

Zusammenarbeit, die nicht bei der Technik stehen bleibt

Antonia: it-helppoint hat nicht einfach umgesetzt. Sie haben hinterfragt, wie wir arbeiten, wo wir Unterstützung brauchen und was wirklich Sinn macht.

Ziel war eine Struktur, mit der alle arbeiten können.

Dario: Es funktioniert einfach – das ist entscheidend

Telefonie – eingebettet in den Arbeitsalltag

Antonia: Unsere bestehende Telefonanlage wurde per Ende 2025 vom Hersteller nicht mehr unterstützt. Wir wollten keine Insellösung, sondern etwas, das zu unserer Arbeitsweise passt.

Teams VoIP Telefonie wurde Anfang Jahr eingeführt – ruhig, ohne grosse Einschränkungen oder Unterbrüche.

Wir stehen noch am Anfang. Es gibt viele Möglichkeiten, die wir Schritt für Schritt entdecken und anpassen.

Dario: Alle Mitarbeitenden aus der Planung, Arbeitsvorbereitung und Administration nutzen die Telefonie aus dem Büro oder von unterwegs.

Damit bleibt das Wesentliche im Fokus: Flexibiltät und bewusst geregelte Erreichbarkeit in einem.

Support als Teil des normalen Arbeitstags

Der It-Support ist integriert und wird genutzt.

Antonia: Bevor ich lange selbst suche, rufe ich lieber kurz an. Das spart Zeit.

Dario: Man weiss, dass sich jemand kümmert.

Das gibt Sicherheit.

Mit Blick nach vorne

Antonia: Themen wie serverabhängige Anwendungen oder Datensicherheit beschäftigen uns weiterhin. Das wird auch so bleiben.

Der Unterschied ist: Wir müssen diese Fragen nicht alleine tragen.

Dario: Gerade bei langfristigen Entscheidungen ist es wichtig, einen Partner zu haben, der mitdenkt.

Danke

Danke an die Späti Holzbau AG und  Späti Architektur AG für das Öffnen der Türen.

Danke an Antonia und  Dario für den ehrlichen Einblick in ihren Arbeitsalltag.

Späti Holzbau Ag

Späti Architektur AG

Kaselfeldstrasse 3

4512 Bellach

www.spaeti.ch

Dann lass uns darüber sprechen, wie deine IT heute aussieht.

Gute IT beginnt mit einem guten Gespräch.